【介護】「前任者がいなくなってから、ずっとそのまま…」現場の担当者が頭を抱える“更新されないホームページ”が招く未来と、施設を支える「大切な役割」を取り戻すためのヒント

介護の現場で「ホームページの担当」の方の多くは、専門的な知識は有していないことが多い傾向にあります。 施設長としてスタッフのシフトをパズルのように組み合わせ、入居を希望するご家族のお話を聞き、時には自らもケアの輪に入る。 そんな息つく暇もない毎日のなかで、「パソコンに詳しいから」「若いから」といった理由で、サイトの管理を任されているのが現実ではないでしょうか。

「そろそろブログで最近の様子を伝えなきゃ」「求人の給与情報を書き換えなきゃ」 そう思いながらも、管理画面を開くのは月に一度あるかないか。 場合によっては、ログイン用のパスワードを忘れてしまい、管理画面を開くこともできない。 そんな状況に、誰にも言えない焦りや「申し訳ないな」という気持ちを抱えてはいませんか？

実は今、日本中の介護事業所の多くが、そのような壁にぶつかっています。 しかし、ここで心に留めておいていただきたいのは、その「そのままにしていること」が、単なる作業の後回しではなく、施設の大事な未来を左右する大きな火種になり始めているという事実です。

2024年から2025年にかけて、介護を取り巻く環境は大きな分かれ道を迎えました。 介護報酬のルール変更や、電気代・物価の上昇、そして何より深刻なのは「一緒に働いてくれる人が見つからない」という悩みです。 統計を見ても、2024年に倒産してしまった事業所は過去になく増えており、そのほとんどが地域に根ざした小さな施設です。

こうした厳しい時代のなかで、元気に運営を続けられる施設と、どうしても行き詰まってしまう施設。 その明暗を分けるポイントの一つとして「インターネットを使って、自分たちの事業を正しく伝えているか」「ホームページを誰でも管理できる体制にしているか」が挙げられます。

「うちは地域の人との繋がりが一番だから、ネットは後回しでいい」 ひと昔前なら、それでも良かったかもしれません。 しかし、今の時代、新しく働こうとしている人や、大切な家族の預け先を探している方は、必ず最初にスマートフォンで皆さんの施設の様子を確かめます。 その時、ホームページが数年前の古い情報のまま止まっていたら、どう思うでしょうか。 「ここは活気がないのかな？」「入居者の管理も適当なんじゃ……」という、言葉にならない不安が、静かに、でも確実に皆さんの施設の評判を下げていってしまうのです。

最も大きな影響が起きやすいのが採用（新しい仲間）です。多くの施設が、高いお金を払って求人サイトに募集を出しています。 ですが、そこで興味を持ってくれた人は、必ずといっていいほど「どんなところだろう？」と施設の公式サイトを見に来ます。
ここで、こんな「情報のズレ」は起きていないでしょうか？

・給与や手当の「ズレ」： 求人サイトには「月給25万円」と書いてあるのに、施設のサイトを開くと5年前の「22万円」のまま。
・様子の見え方の「ズレ」： 「最新のケアを取り入れています」と宣伝しているのに、ホームページの活動日記は2021年で止まっている。
・雰囲気のズレ： 「仲の良い職場です」と書いてあるのに、写真は画質が荒くて暗く、しかもすでに退職したスタッフさんばかりが写っている。

こうした「言っていることと見えていることの違い」は、応募しようとする人にとって最大の不信感になります。「せっかく高い紹介料を払って面接まで決まったのに、結局断られてしまった」という経験があるなら、それはもしかしたら、放置されたホームページが原因かもしれません。 ホームページは、24時間365日、皆さんの代わりに施設の良さを伝えてくれる「広報の看板」です。 その看板が古びていたり、事実と違うことが混ざっていたりするのを放っておくことは、大切な採用費用をそのまま捨ててしまっているのと同じなのです。

会議の場でもよく話題になるのが、介護現場における「ITの属人化（一部の人にしか分からない状態）」の問題です。 これは、今の担当者であるあなたや、辞めてしまった前任者だけしか、ホームページ更新方法やそれに関わる情報を知らない状態のことです。

・ドメインの契約をどのサービスでしていて、いつ更新なのか誰も知らない。
・管理画面に入るための情報が、退職した人の個人のメールアドレスに紐付いている。
・昔お願いしていた制作会社の担当さんがいなくなり、連絡が取れない。

こうした状況は、普段は何の問題もありません。 しかし、ある日突然サイトが見れなくなったり、悪意のある方に乗っ取られたりしたとき、一気に「施設のピンチ」として爆発します。 実際、前任者がパスワードを持ったまま辞めてしまい、サイトを直すことも消すこともできず、結局数十万円という高い復旧費用を払うことになった……という事例は多くあります。 皆さんの「広報」であるはずの「ホームページ」という場所が、いつの間にか、誰も中身を触れない「お荷物」に変わってはいませんか？

ここまで読んで「うちの施設も危ないかも」と不安になった方もいるでしょう。でも、大丈夫です。あなたが今からプログラミングの勉強をしたり、ITの専門家になったりする必要はありません。 まず必要なのは、難しい技術を身につけることではなく、「今の自分たちの施設が、どれくらい危険な状態にあるのか」を客観的に見つめ直すことが重要です。

多くの担当者さんが陥りがちなのは、いきなり「立派で新しいサイトに作り直そう！」と考えてしまうことです。 ですが、更新する仕組みが整っていないまま箱だけ新しくしても、また数年後には同じ「止まったサイト」に戻ってしまいます。

大切なのは、「管理の仕方のルール」を作ることです。
①誰か一人の頑張りに頼らない更新の仕組み。
②パスワードや契約情報を組織としてきちんと保管するルール。
③求人サイトと自社サイト、どちらを優先して新しくするかの整理。

これらを一つずつ整えるだけで、現場の負担は驚くほど軽くなり、ホームページは再び「広報」として活躍してくれます。

「忙しくて考える暇がない」「どこが悪いのかすら、言葉にできない」そんな現場の声に応えるために『介護事業所向け・Web経営リスク診断ツール』の利用を薦めています。
当ツールはITの専門用語を一切使わず、介護現場の日常に基づいたわずか10個の質問で構成されています。
回答にかかる時間はわずか3分です。診断の結果、貴社のサイトが「現場を支える資産」なのか、それとも「経営を蝕む負債」なのかを判定します。

「今はまだ大丈夫」と思っている間に、見えない負債は膨らんでいきます。
まずは現状を知る。そこから、現場の職員がもっとケアに集中でき、良い人材が集まり続ける環境づくりを始めてみませんか？