「ホームページ、最後に更新したのいつ？」
そういえば、ホームページのブログって最近更新してたっけ？
えっと……最後に更新したの、3か月くらい前です
そんなに空いてた？
はい……
ブログ、もう少し更新した方がいいよね？
そうですね…
じゃあ、お願いできるかな？
……はい
施設の様子とか載せてもらえるといいかな〜
最近の行事とか、職員の様子とか
……ちなみに、何を載せたらいいですか？
え？
どんな内容なら載せていいのかとか、写真は誰に確認すればいいのかとか……
あー……そこまでは決めてなかったね
ですよねぇ…
ここで起きているのは、「担当者が更新していない」という問題だけではありません。
「ホームページを更新して」と言われても、担当者がすぐに記事を書けるとは限りません。
- 何を載せるのか。
- どんな写真を使うのか。
- 誰に確認するのか。
- どこまでなら担当者の判断で公開していいのか。
こうしたことが決まっていなければ、担当者は更新するたびに誰かに確認しなければならなくなります。
「Web担当」という役割だけを渡しても、更新できるとは限りません。
「何を・誰が・どこまで判断するのか」まで決まっているかを確認してみましょう。
「更新したいんですけど、材料がないんです」
でも、ブログってそんなに難しい？
内容が決まっていれば、そこまで難しくないと思います
じゃあさ、施設の日常を書けばいいんじゃない？
その『日常』の写真がないんですよね
写真、撮ってないの？
普段の業務中に撮る時間ないんですよ
ああ、そうだよね。ごめんごめん
行事の写真も、誰が持っているのか分からないことがあります
そっか。じゃあ、写真が集まったら更新する感じ？
そうなっちゃいますね
Web担当者だけでは、Webに載せる「材料」まで用意できないことがあります。
施設の日常や職員の様子は、Web担当者が一番よく知っているとは限りません。
- 現場で撮影した写真。
- 行事の記録。
- 新しく始めた取り組み。
- 利用者やご家族からいただいた声。
こうした情報は、実際に現場にいる職員のほうが持っています。
だからこそ、Web担当者が一人で「ネタを探す」と考えるのではなく、現場から情報が集まる仕組みをつくることが大切です。
「Web担当者が記事を書く」ことと、「Web担当者が記事の材料まで一人で集める」ことは別の話です。
現場から写真や情報が自然に集まる流れがあると、更新の負担は大きく変わります。
「管理画面には入れるんですけど……」
ホームページの管理って今は斎藤さんがやってるんだよね？
はい
じゃあ、何かあったら斎藤さんにお願いすればいいよね
……そうなんですけどぉ
どうしたの？
管理画面のログイン情報とか、サーバーのこととかは、私しか分からないんですよね
そうなの？
前の担当者から引き継いだんですけど、特に整理されてなくて
じゃあ、斎藤さんがお休みの時は…
誰も分からないと思いますよ
それは困るな…
「更新できる人」と「Webを管理できる人」は、必ずしも同じではありません。
担当者が管理画面にログインできるようになっていても、それだけでWeb管理ができているとは限りません。
たとえば、
- ホームページの管理画面
- ドメインやサーバーの契約情報
- 制作会社などの連絡先
- 各種アカウントのログイン情報
- サイトを更新するときの確認ルール
こうした情報まで一人に集中していると、その人が休職・異動・退職したときに、突然Webのことが分からなくなる可能性があります。
「更新できる人がいる」状態と、「組織としてWebを管理できている」状態は別です。
担当者が一人で抱えている情報がないか、一度整理してみましょう。
「時間がないから、更新できない」
でも斎藤さんも普段の仕事があるもんね
そうなんですよ！
Webの仕事って、ほかの仕事の合間にやってるんだっけ？
はい。通常業務が落ち着いたら、更新しようと思ってます
そっか。やっぱなかなか落ち着かない？
まぁ…そうですね
じゃあ、更新できないのも仕方ないか〜
私も、そう思っていたんですけど…
『そもそも、ホームページを更新する』って仕事が、ちゃんと時間を確保する仕事になってないんですよね
あ……
「時間がない」は、担当者個人の問題ではないかもしれません。
Web担当を任された人が、本来の業務に加えてホームページまで担当しているケースは少なくありません。
その状態で「もっと更新して」と言われても、通常業務が優先されれば、どうしても後回しになります。
必要なのは、担当者に頑張ってもらうことだけではありません。
- どのくらいの頻度で更新するのか。
- どの業務時間を使うのか。
- 誰から情報を集めるのか。
- どこまで担当者が判断していいのか。
こうしたことを決めておくことで、「時間ができたら更新する仕事」から「業務として回す仕事」に変えていくことができます。
「更新できていない＝担当者の意識が低い」と考える前に、Web更新のための時間や役割が確保されているかを見直してみましょう。
「私がいなくなったら、どうなるんだろう」
……そう考えると、結構いろんなことを任せちゃってたね
私も、最初はこんなにいろいろ担当するとは思ってなかったです
ブログだけじゃないもんね
はい。ホームページの修正も、求人情報の更新も、制作会社とのやり取りも……
全部、一人で？
ほぼ一人です
…もし担当を変わることになったら？
……たぶん、かなり大変だと思いますよ
そうだよねぇ
私がいなくなったら、誰も分からないことも結構あると思います
う……。それは、今のうちに整理しておいた方がよさそうだ
Web担当者の「ひとり仕事」は、担当者本人だけの問題ではありません。
一人に任せることで、普段はスムーズに進むこともあります。
「この人に聞けば分かる」
「この人に頼めば更新してくれる」
という状態は、忙しい現場では便利です。
でも、その便利さの裏側で、情報や判断が一人に集まりすぎていると、その人がいなくなったときに業務が止まってしまいます。
大切なのは、担当者をなくすことではありません。
担当者が変わっても、Webの運用が続けられる状態にしておくことです。
「担当者を決める」ことは大切ですが、「担当者しか分からない状態」にしないことも同じくらい大切です。
誰が担当しても引き継げるように、情報・権限・更新方法を整理しておきましょう。
「Web担当者を置く」だけでは、Webは回らない
じゃあ、まず何から整理したらいいかな？
私が持っている情報を、一回全部書き出してみるのはどうでしょう？
ホームページのことだけ？
ホームページだけじゃなくて、求人ページとか、外部の求人サイトとかもですね
なるほど
あと、写真や原稿を誰からもらうのかも決めたいです
それなら、現場にも協力してもらわないとね
はい
『ホームページを更新して』って言うだけじゃ、足りなかったんだねぇ…
そうなんですよ！
ごめんね。Web担当者を置けば終わり、じゃないってことか
いえ…。わかってもらえてよかったです
ここから仕組みを作っていきましょう！
ホームページを更新する人を決めることは、Web運用の第一歩です。
ただ、それだけでは十分ではありません。
「誰が更新するか」だけでなく、
- 何を更新するのか。
- どこから情報を集めるのか。
- 誰が確認するのか。
- どのアカウントを誰が管理するのか。
- 担当者が変わったとき、どう引き継ぐのか。
ここまで決まって、初めてWebを継続的に運用できる状態になります。
そして、この仕組みがないまま担当者だけが変わっていくと、ホームページの更新が止まったり、古い情報が残ったり、管理情報が分からなくなったりすることがあります。
「うちのホームページ、最後に更新したのいつだっけ？」
そう思ったときは、ホームページそのものだけでなく、「誰が、どのように管理しているのか」も一度見直してみてください。
「一人に任せるWeb」から「みんなで支えるWeb」へ
介護施設のホームページが更新されない理由は、担当者のやる気やスキルだけではありません。
- Web担当者に「更新して」とだけ任せている
- 掲載する情報や写真が現場から集まらない
- 更新のための時間が確保されていない
- 管理画面や契約情報を一人しか把握していない
- 担当者が変わったときの引き継ぎ方法が決まっていない
こうした状態が重なると、Web担当者に仕事が集中し、結果としてホームページの更新も止まりやすくなります。
大切なのは、担当者を責めることではありません。
「一人で頑張らなくてもWebが回る状態」をつくること。
まずは今のホームページについて、
「誰が管理している？」
「必要な情報はどこにある？」
「担当者がいなくなっても、誰かが引き継げる？」
この3つから確認してみるだけでも、見えてくることがあります。
あなたの施設は大丈夫？3分でできる「介護施設のWeb経営リスク診断」
ホームページの更新だけでなく、Webに関する情報や管理体制まで含めて、今の状態をチェックしてみませんか？
「担当者が一人で抱えている」
「管理情報がどこにあるか分からない」
「担当者が変わるとWebのことが分からなくなる」
そんな状態に心当たりがある方は、ぜひ一度チェックしてみてください。
介護施設の
「Web経営リスク診断」
現在のWeb運用状況を確認しながら、
自法人の管理状態を見直すきっかけとしてご活用いただけます。
まずは今の状態を確認するところから、始めてみませんか？
