介護施設で職員のスマホを業務利用するときの注意点｜写真・連絡・データ管理のルール

介護の現場では、スマートフォンが便利な場面がたくさんあります。

たとえば、

• 現場の状況を写真で記録する
• 職員同士で業務上の連絡をする
• 必要な資料やファイルを確認する
• 勤務に関する情報を確認する
• 外出先から必要な情報を見る

などです。

そのため、「私物スマホは業務では一切使わない」と決めるだけでは、現場の実情に合わないこともあります。
むしろ大切なのは、「どこまでなら使ってよいのか」を法人として決めておくことです。

職員それぞれの判断に任せてしまうと、

「このくらいなら大丈夫だろう」
「前からこうしているから」

という形で、施設ごと・職員ごとに使い方がバラバラになってしまいます。

私物スマホの利用ルールを作ろうとすると、

「写真撮影は禁止」
「個人LINEは禁止」

といった禁止事項から考えたくなるかもしれません。
しかし、その前に確認したいのが、そもそも現場ではスマホを何に使っているのかということです。

たとえば「写真を撮る」といっても、施設の広報用写真なのか、業務上必要な記録なのかによって、扱い方は変わってきます。

「連絡する」といっても、緊急時の連絡なのか、日常的な業務連絡なのかによって、適した方法は異なります。

まずは、現在の使い方を一度洗い出してみましょう。

写真撮影

• 施設内の様子を撮影する
• イベントの写真を撮影する
• WebサイトやSNSに掲載する写真を撮影する
• 業務上必要な記録写真を撮影する

連絡

• 職員同士の業務連絡
• 緊急時の連絡
• 管理者への報告
• シフトや勤務に関する連絡

ファイル・情報の共有

• PDFや資料を確認する
• 業務に必要なファイルを送る
• クラウド上の資料を確認する
• 写真やデータを職員間で共有する

このように整理してみると、「スマホを使っている」という一言の中にも、さまざまな業務が含まれていることが分かります。

特に注意したいのが、スマートフォンによる写真撮影です。

写真は撮影した瞬間だけでなく、撮影後にどこへ保存され、誰が見ることができるのかまで考える必要があります。

たとえば私物スマホで撮影した写真が、そのままスマートフォンの写真フォルダに残っていたらどうでしょうか。
その端末を紛失した場合はどうするのか。
機種変更するときはどうするのか。
職員が退職した場合、その写真はどうなるのか。

また、写真を別の職員へ送るために、個人間のメッセージや個人のクラウドサービスを利用している場合、施設としてどこまで把握できるでしょうか。

写真撮影のルールを考えるときは、
「撮影してよいか」だけでなく、「保存・共有・削除までどうするか」をセットで考えることが大切です。

スマートフォンがあれば、いつでも職員同士で連絡できます。
これは現場にとって大きなメリットです。

ただし、連絡手段が便利であることと、組織として情報を管理できていることは別の話です。

たとえば、ある職員が個人のスマートフォンで重要な業務情報を受け取っていたとします。

その情報を後から確認したくなったとき、
「その職員に聞かないと分からない」
となっていたら、情報が個人に紐づいてしまっています。

さらに、その職員が休んだり、異動したり、退職したりした場合には、必要な情報を確認できなくなる可能性もあります。

もちろん、すべての連絡を一つのシステムに集約しなければならない、ということではありません。

大切なのは、「個人間の連絡で完結してよい情報」と「施設として残しておくべき情報」を分けること。
たとえば、ちょっとした確認や一時的な連絡は個人間で行っても、後から確認する必要がある重要な情報は、施設として決めた場所に残す。

そんな整理が必要になります。

スマートフォンで資料やファイルをやり取りすることも、今では珍しくありません。

「とりあえずこのファイルを送っておきます」

と、職員同士で簡単に共有できるのは便利です。

しかし、そのファイルが個人の端末や個人アカウントに残っていると、あとから探すのが難しくなることがあります。

「最新のファイルはどれ？」
「前の担当者が持っていた資料はどこ？」
「この資料、誰からもらったんだっけ？」

といった状態です。

これはスマートフォンに限った話ではありません。
パソコン、メール、個人のクラウドサービス、チャットツールなど、さまざまな場所に情報が分散すると、同じ問題が起こります。

だからこそ、ファイルについても、

• どこに保存するのか
• 最新版はどれなのか
• 誰が管理するのか
• 誰がアクセスできるのか

をあらかじめ決めておくことが大切です。

私物端末を業務利用するとき、忘れやすいのが職員の入れ替わりです。

普段は問題なく使えていても、職員が退職したときに、

「このスマホに施設の写真が残っている」
「業務上のファイルが個人端末に保存されている」
「必要な情報が個人のアカウントに残っている」

ということが分かるかもしれません。

また、担当者が変わったことで、

「前の担当者しか分からない」

という状態が生まれることもあります。

そのため、私物スマホの利用ルールは、「普段どう使うか」だけでなく、「使わなくなったときにどうするか」まで考えておく必要があります。

たとえば、

• 退職時に業務データをどう扱うか
• 施設のアカウントからどう外すか
• 写真やファイルをどこへ移すか
• 業務上必要な情報を誰が引き継ぐか

といったことです。

「その人が持っているから分かる」という状態を減らしておくことは、スマートフォンに限らず、介護施設の情報管理全体に関わるポイントです。

ここまで見てきたように、私物スマホの業務利用について考えるとき、

「個人スマホは禁止」
「写真撮影は禁止」

といったルールだけでは、現場にとって使いにくいものになってしまうことがあります。

大切なのは、施設の業務に合わせて、

「何に使っていいのか」
「どんな情報を扱うのか」
「どこに保存するのか」
「誰が確認できるのか」
「使わなくなったらどうするのか」

を整理することです。

たとえば、写真撮影は許可するけれど保存先は施設が指定した場所にする。
業務連絡はスマートフォンから行っても、重要な情報は施設で決めた場所に残す。
ファイルは個人間で送り合うだけにせず、組織で管理する場所を決めておく。

このように、現場の「便利さ」を残しながら、情報が個人に閉じない仕組みを考えることがポイントです。

ここまで読むと、「私物スマホの利用ルールを作らないといけない」と感じるかもしれません。

もちろん、ルールを決めることは大切です。
ただ、もう一つ確認しておきたいことがあります。

それは、施設の情報が「誰のものとして」「どこで管理されているのか」が整理されているかということです。

これはスマートフォンだけの問題ではありません。

ホームページのログイン情報が前任者しか分からない。
Webサイトに掲載する写真が担当者のパソコンにしかない。
求人情報の更新方法を特定の職員しか知らない。
外部の制作会社やサービスとの契約情報が、担当者のメールにしか残っていない。

こうした状態も、根本には「情報が人や個人の端末に紐づいている」という共通点があります。

普段は何も問題がなくても、退職・異動・休職などをきっかけに、突然「誰も分からない」という状態になることがあります。
スマートフォンの使い方を見直すことは、施設全体の情報管理を見直すきっかけにもなるのです。

職員のスマートフォンを業務に利用すること自体が、必ずしも悪いわけではありません。
現場にとって便利な方法であれば、業務をスムーズにすることにもつながります。

一方で、

• 写真はどこに保存されているのか
• 業務上の連絡はどこまで個人間で行うのか
• ファイルはどこに保管するのか
• 必要な情報を誰が確認できるのか
• 職員が退職・異動したときにどうするのか

といったことが決まっていなければ、知らないうちに情報が個人の端末やアカウントに残ってしまう可能性があります。
まずは、施設内で「職員のスマホを何に使っているのか」を洗い出してみましょう。

そして、その一つひとつについて、

「これは個人で持っていていい情報なのか？」
「施設として残しておくべき情報ではないか？」

と考えてみることから始めてみてください。

Webサイトや求人情報、ドメイン・サーバーなどの情報も同じです。

「担当者が知っているから大丈夫」ではなく、必要な人が必要なときに確認できる状態をつくっておくことが、介護施設の安定した運営につながります。

ホームページの情報や管理体制について、こんな状態になっていませんか？

• ホームページのログイン情報を管理者が把握していない
• Webサイトの更新方法を特定の職員しか知らない
• 求人情報や施設情報が古いままになっている
• Webに関する契約やアカウントの情報が担当者個人に紐づいている
• 担当者が退職・異動したときの引き継ぎ方法が決まっていない

当てはまる項目がある場合、Webサイトにも「情報が人に紐づいている」状態が残っているかもしれません。

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