外部業者に任せていても、法人側の把握が必要な理由
ホームページの制作や保守を専門業者に任せていれば、技術的なトラブルへの対応や日常的な更新作業などを、自社ですべて行わずに済みます。
しかし、業者が対応してくれるのは、あくまで契約や依頼によって決められた業務です。
例えば、ホームページの保守を依頼していても、求人情報の内容が現在の採用条件と合っているか、掲載しているサービス内容が実態と一致しているかまで、自動的に確認してもらえるとは限りません。
また、アクセス解析や改善提案が保守契約に含まれていなければ、ホームページがどの程度活用されているのかを把握する機会もないかもしれません。
ここで重要なのは、外部業者の対応が不十分だと決めつけることではありません。
依頼している業務の範囲と、法人として確認したいことが一致しているかを見直すことです。
業者に任せているからこそ、法人側でも契約内容や対応範囲を理解しておく必要があります。
自社で把握しておきたいWebの管理範囲は4つ
では、具体的に何を把握しておけばよいのでしょうか。
すべての作業を自社で行う必要はありません。まずは、次の4つの範囲を整理してみましょう。
① 契約している業務と、対応してもらえる範囲
最初に確認したいのは、外部業者との契約内容です。
「ホームページの管理をお願いしている」と認識していても、その中に何が含まれているのかは、契約によって異なります。
例えば、次のような項目が考えられます。
- サーバーやシステムの保守
- ホームページの文章・画像の更新
- 不具合が発生した際の対応
- アクセス状況の分析や改善提案
- 求人情報やサービス情報の見直し
これらがすべて契約に含まれているとは限りません。定期的な保守は依頼していても、文章の修正やページの追加は別料金というケースも考えられます。
まずは、契約書や見積書、業者からの案内などを確認し、どこまで対応してもらえるのかを整理しておきましょう。
対応範囲が明確になっていれば、更新を依頼したいときにも、追加費用や対応時期を含めて判断しやすくなります。
② ホームページに掲載する情報の確認と判断
ホームページに掲載する情報が正しいかどうかは、施設の実情を把握している法人側で確認する必要があります。
例えば、次のような情報です。
- 職員の募集条件や給与、休日
- 提供しているサービスの内容
- 営業時間や問い合わせ先
- 施設の特徴や取り組み
- 掲載している写真や利用者の情報
制作会社が文章やデザインを整えることはできても、現場の状況や法人の方針まで自動的に把握できるわけではありません。
仮に、採用条件が変更されたにもかかわらず、ホームページには古い情報が残っていたとします。
その情報を見た求職者が応募を検討した場合、実際の条件との違いが不信感につながる可能性があります。
そのため、掲載する情報の内容を誰が確認し、最終的に誰が公開を判断するのかを決めておくことが大切です。
業者に更新を依頼する場合でも、掲載内容の確認や承認まで任せるのか、法人側で行うのかを明確にしておきましょう。
③ Webサイトの状況や、改善の必要性
ホームページを公開した後も、施設の状況や利用者・求職者のニーズは変化していきます。
そのため、サイトが正常に表示されているかだけでなく、今の施設にとって必要な情報が掲載されているか、目的に沿って活用できているかを確認することも重要です。
例えば、次のような点を振り返ってみましょう。
- 求人情報を見た人が、応募に必要な情報を確認できるか
- サービスの対象者や利用方法が分かりやすく伝わっているか
- 問い合わせ先や申し込み方法が分かりやすいか
- 施設の現状に合わなくなったページが残っていないか
こうした確認を法人側で行い、必要に応じて外部業者に改善を相談することで、ホームページを単に維持するだけでなく、採用や情報発信に活用しやすくなります。
アクセス解析などの専門的な分析を依頼する場合も、法人側で「何を改善したいのか」という目的を共有できていれば、提案内容を判断しやすくなります。
④ 業者との契約や運用を見直せる状態
外部業者との契約は、一度結んだらそのまま続ければよいというものではありません。
施設の規模や事業内容が変われば、必要なWeb運用も変わります。
例えば、新しいサービスを始めたときにはページの追加が必要になるかもしれません。採用を強化したい場合には、求人情報の見直しや応募導線の改善が必要になることもあります。
こうした変化があった際に、現在の契約でどこまで対応できるのか、追加で依頼するなら何が必要なのかを判断できる状態にしておくことが大切です。
また、担当者が変わった場合や、業者との契約を見直す場合にも、これまでの依頼内容や運用状況を法人側で説明できれば、引き継ぎを進めやすくなります。
業者との関係を継続する場合も、変更する場合も、法人側に判断材料があることが重要なのです。
「業者に任せているから分からない」が生まれる原因
ここまで紹介した管理範囲を把握できていない場合、必ずしも担当者の意識や業者の対応に問題があるとは限りません。
そもそも、法人側で確認する機会や仕組みが設けられていないことも考えられます。
例えば、契約時に詳しい説明を受けたものの、その後は業者とのやり取りが担当者任せになっている。定期的な報告を受けていても、内容を確認する機会がない。ホームページの改善を検討したくても、誰に相談すればよいか分からない。
こうした状態では、Webサイトの運用が進んでいても、法人側では現在の状況を十分に把握できなくなってしまいます。
また、担当者が退職したり、業務の担当が変わったりした際に、業者との契約内容や過去の依頼経緯が分からなくなることもあります。
外部業者に任せること自体が問題なのではありません。
任せている業務の内容や、法人側で確認すべきことが共有されていない状態が、管理上のリスクにつながるのです。
外部業者とのWeb運用を見直すための3つのステップ
では、すでに外部業者にWeb関連の業務を任せている場合、どこから見直せばよいのでしょうか。
大掛かりな仕組みを新たにつくる必要はありません。まずは、現状を把握するところから始めてみましょう。
STEP 1. 現在の契約内容と対応範囲を確認する
契約書や見積書、これまでの依頼内容などを確認し、どの業務を依頼しているのかを整理します。
書類だけでは判断できない場合は、業者に現在の契約内容や対応範囲を確認してもよいでしょう。
この段階では、契約を変更したり、業者を乗り換えたりする必要はありません。まずは、現状を把握することが目的です。
STEP 2. 法人側で確認・判断することを決める
次に、業者に任せる業務と、法人側で確認することを切り分けます。
例えば、技術的な保守やページの制作は業者に任せ、掲載する求人条件やサービス内容の確認は法人側で行う、といった分担が考えられます。
誰が何を担当するのかが明確になれば、確認漏れや認識のずれを防ぎやすくなります。
STEP 3. 定期的に状況を確認する機会をつくる
一度整理しただけでは、時間の経過とともに実態と合わなくなることがあります。
そこで、半年に一度、あるいは年度の切り替わりなど、施設で続けやすいタイミングで運用状況を振り返る機会を設けましょう。
契約内容に変更がないか、掲載情報が現状と合っているか、今後必要な改善がないかを確認できれば十分です。
必要に応じて外部業者にも相談しながら、現在の施設に合った運用へと見直していきましょう。
外部業者と協力しながら、法人側でもWebを把握できる体制へ
ここまで見てきたように、Webの管理体制を整えるために、専門的な作業をすべて自社で行う必要はありません。
むしろ、人員や時間が限られている介護施設では、専門知識が必要な業務を外部に任せることが、有効な選択肢になります。
大切なのは、業者に任せる範囲を明確にし、法人側でも必要な情報を把握できる状態をつくることです。
契約内容が分かる。掲載情報を誰が確認するのか決まっている。改善したいことがあれば、業者に相談できる。
こうした状態が整っていれば、業者の力を借りながら、施設に合ったWeb運用を続けやすくなります。
もし、契約内容や対応範囲が分からなくなっていたり、Webに関する判断を特定の担当者だけに任せていたりする場合は、まず現状を整理するところから始めてみてください。
なお、利用者の個人情報を外部業者が取り扱う業務については、通常のWeb運用とは別に、委託先の選定や契約内容、安全管理の状況などを適切に確認する必要があります。個人データの取扱いを委託する場合、委託元には委託先を監督する義務があることも、押さえておきたいポイントです。
※参考：個人情報保護委員会・厚生労働省「医療・介護関係事業者における個人情報の適切な取扱いのためのガイダンス」
「任せているから大丈夫」から、状況を把握できるWeb運用へ
ホームページの制作や保守を外部業者に任せることは、決して悪いことではありません。
ただし、契約内容や対応範囲、掲載情報の確認方法などを法人側で把握できていなければ、必要な改善を判断できなかったり、担当者の交代時に運用が滞ったりする可能性があります。
まずは、次の3点を確認してみましょう。
- 外部業者に何を依頼しているのか、把握できているか
- ホームページに掲載する情報を、誰が確認・判断しているか
- 今後の改善や契約の見直しを、法人側で検討できる状態か
すべてを一度に整える必要はありません。現在の状況を把握し、必要なところから見直していくことが、無理なく続けられるWeb管理につながります。
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Webサイトの管理体制は、普段の業務の中では問題に気づきにくいものです。
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